工場見学の事前準備について

　何事も段取りが大切です。昔から「段取り八部」と言われるように、準備の８０％がこの事前準備に掛かっています。事前準備に必要な項目を事前にリストアップして申請書を作成しておきます。盛り込む項目は、見学者の情報、会社との取引状況、今後の取引の可能性、工場見学で何を訴えたいか、この相手にどんな印象を植え付けるかが非常に大切な項目です。工場の製品の安全性、開発力、生産能力、何を前面に訴える、事前に打ち合わせておく必要があります。訴えたい項目によって対応者する方が変わります。本来は工場長が自信を持って全て説明できればいいのですが、開発力を訴えるには、開発部門の責任者、安全性を訴えるには品質管理部門の責任者が対応されることが必要です。見学に来られる方の役職によって、対応者の役職を変える工場もありますが、工場の最高責任者が、工場にいるときに来られたお客さまに対して、役職も無い方だから挨拶はしない、では非常に失礼に当たります。工場長が、丁寧に挨拶されることが、必要になります。

　申請書を打ち合わせる時点で、当日の準備をする方の役割が決まります。当日対応する方、事前に資料を作成する方、宿泊の手配、迎えを担当される方、食事が必要ならどうするか、おみやげをどうするかなど、段取りする事に必要な事を全て打ち合わせます。図の様なリストを作成すると抜ける事は無くなります。ここで気をつけなくてはならないことは、段取りよく機械的にこなしてしまうと、愛情が抜けてしまうことがあります。ファーストフードのお店で、元気よく「いらっしゃいませ」と声を掛けられても何か、気持ちが伝わって来ないのと同じで、マニュアル、チェックリストに頼ってしまうと、形式的な対応になってしまうことに、気をつけなくてはいけません。この事前準備で大切なのは、当日責任持ってアテンドする責任者を決めることです。そして万が一責任者が、病気などになったときに備えて、サブのアテンダーも決めます。扇の要が無くなると扇は開いたままになって使う事が出来ません。アテンダーは扇の要になって、来られるお客さまに、伝えたいことの風を力の限り送る事が大切なのです。要の無い扇では全く風を送ることはできません。

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