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・食品工場の参考になる本　　
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　内部コミュニケーションをしっかりと行うには
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掲示板の管理について

　従業員の方が出勤してきて、タイムカードを押して作業
着に着替え、コロコロローラーをかけて、作業につきます。
　作業者は、「今日は何処で働くのかな」「今日の作業は
忙しいのかな」と思い出勤してきます。
　作業者自身は自分自身が何処で働くのか、どのくらいの
作業量があるのかが、一番知りたい事だと思います。
　忙しい時期には、「残業があるのか無いのか」、「暇な
時には他部署に応援があるのか無いのか」も知りたい事に
なると思います。
　出勤してタイムカードを押した後に、自分の一日の作業
スケジュールが「見える化」されて居ると作業者が安心し
て働けると思います。
　何処で、どんな仕事をするのか、作業者一人一人のタイ
ムテーブルが掲示板に必要です。

　
他に伝えたいこと

　本来は朝礼などで伝えなきゃいけない事でも、時差出勤
等で一斉に朝礼が出来ない部署もあります。
　毎日、従業員の方に伝えなきゃいけない事は、本当にた
くさん出てきます。
　クレーム、検便の提出日、様々な書類の提出、健康診断
の日程などです。
　掲示板に掲示するときには、食堂、廊下など壁一面に掲
示している工場を多く見ます。　
　何処に何が書いてあるか解らない情報があふれている状
態の工場が多い物です。
　クレーム情報はここ、お知らせはここと明確に掲示する
場所を決めて伝えるべきだと思います。
　掲示板管理で一番大切なことは、毎日更新することです。
　労災のゼロの日数、クレームゼロの日数などは、毎日更
新します。
　「検便の提出は○月○日まで」と掲示するより、検便の
「提出期限、あと何日」と毎日更新すれば確実に検便の提
出日が伝わります。
　掲示板は、毎日確実に更新し、古い情報は掲示しないこ
とが、形骸化しない基本になります。

顔を見て話すことの重要性

　工場責任者の想いを従業員に伝えるためには、管理監督
者に対し、責任者の想いをしっかり伝えなければ、従業員
まで伝えることはできません。
　流通で世界一の売り上げの企業の責任者は、自分の想い
が売り場に伝わっているかどうかを確認するために、休日
も売り場を確認し、売り場の従業員の方に、「なにか困っ
ている事はありませんか」と声をかけて歩いたそうです。
　「安ければ売れる」と競合している会社はいいますが、
責任者自ら現場で確認し、自分の想いが伝わっているかど
うかを確認するからこそ、世界一になったと思います。
　日本では「話せば判る」「目を見れば判る」と言われて
います。
　相手の目を見ることが出来ないメール、電話、FAXではな
かなか自分の想いは伝わりにくいものです。
　同じ会議の場所で、同じ宴会で、同じ話しを聞いても、
全く受け取り方が違ったりします。
　特に、話し合いの会議では無く、想いを伝える会議が日
本では多いですが、そのときに、どうすれば自分の頭の中
を、相手に伝えることが出来るができれば、工場運営はで
きたようなものです。
　会議で打ちあわせて、結果を現場に見に行く。現場では
「やっていないじゃ無いか」と、次の会議で話しても仕方
有りません。
　では具体的に、どうすれば思いが伝わるのでしょうか。
　受験勉強を思い出してください。不思議と参考書を読ん
でいるだけでなく、その大事なところをノートに書き写す
と、頭の中に重要なことが入ります。
　重要な事を書き写すこと、書くと言うことが思ったより
重要なのです。
　ただ、人の話を聞いているだけでは、なかなか頭の中に
は入りません。
　具体的に会議、打ち合わせをどのように進めたらいいか
まとめてみました。

１　会議で打ちあわせるときはノートを持参する
２　打ちあわせながら進行役にホワイトボードに要点を書
　かせる
３　打ちあわせ議事録をその日のうちに配布する
４　重要な点は項目ごとにメールを打つ
５　次回会議を設定する
６　次回会議の前に、必ず宿題をやっているか確認する
７　次回会議に、前回の議事録の読み合わせを行う

１　会議で打ちあわせるときはノートを持参する
　　よくノートをとらずに手帳に記入する人がいますが、ポ
ケットに入るような手帳では、項目毎に内容を記載するには
大きさが不足します。
　私は、打ち合わせを行うときにA３大の大きさの紙を使用
します。
　人数の多いときには、模造紙、カレンダーの裏などを使用
し、打ち合わせる方が同じメモを見ながら打ち合わせが行え
るようにメモをします。
　

２　打ちあわせながら進行役にホワイトボードに要点を書か
せる
　紙にコピーできるホワイトボードが便利です。更に最近は、
そのままパソコンに取り込めるホワイトボードが出来た見た
いですが、そうなると議事録は、あっという間にできてしま
います。　　

３　打ちあわせ議事録をその日のうちに配布する
　議事録を作成させてみると、自分の都合の悪いことは、書
かない方がいます。議事録の抜けていることは、読んだ方が
フィードバック出来る用にする事が大切です。一番議事録で
重要なのは、次回までの宿題と担当を明確にする事です。　

４　重要な点は、項目ごとにメールを打つ
　会議出席者の上司に当たる人が打ち合わせの中の重要ポイ
ントの所を何時何時までに、報告してくださいと、メールで
打つと担当者はやらざるおえなくなります。　

５　次回会議日程を設定する
　
　会議の冒頭で、次回は何時何時と確認するのが重要です。
打ち合わせの基本は定例で行うものです。毎週月曜日、休日
の時は、火曜日と定例で開催を決めることで出席者の予定が
守られるようになります。

６　次回会議の前に、必ず宿題をやっているか確認する
　月曜日なら、金曜日の夕方に、月曜日の資料、宿題は出来
ているかどうかを、事務局の方は確認する必要が有ります。
小学生の宿題の確認みたいですが、確認をするか、しないか
で会議の結果は大きく変わってきます。
　会議の中で、責任者の方が「何でやっていないんだ」と大
声出しても経過した時間は戻って来ないのです。　

７　次回会議に、前回の議事録の読み合わせを行う
　前回の宿題を、冒頭で確認し合うことで、担当者は逃げら
れなくなります。会議の重要性、出席者全員の時間の重要性
を認識させる事が大切だと思います。

　結果をだすためにはインプットしてアウトプットを明確に
する事が重要です。求めている内容とアウトプットが異なれ
ば担当者にフィードバックを行い、修正をする事が重要なの
です。増幅アンプでは、当たり前です。フィードバックを行
って居ないアンプは音が割れて聞きづらくなってしまいます。
　工場の工程の改善行為でも後工程の結果を前工程にフィー
ドバックしないと、いい結果は出てこないと思います。
　フィードバックを行うためには、管理者がコミュニケーシ
ョンの中心になることが大切なのです。
　
私のお話が皆さんの工場管理を、耕し続けるヒントになれば幸いです。